Sekretariat DPRD Kota Makassar mulai menerapkan Sistem Akuntabilitas dan Transparansi Pengelolaan Keuangan Sekretariat atau SiAkses. Sistem ini dikembangkan untuk menyampaikan informasi transaksi hak keuangan anggota DPRD secara cepat melalui notifikasi otomatis.
Penerapan SiAkses menandai perubahan dalam pelayanan administrasi keuangan di lingkungan sekretariat dewan. Informasi yang sebelumnya harus diperiksa melalui komunikasi dengan bendahara atau pengecekan rekening kini dapat diterima segera setelah transaksi diproses.
Sistem tersebut mencakup pembayaran perjalanan dinas, gaji, tunjangan, serta hak keuangan lain yang melekat pada anggota DPRD Kota Makassar. Sekretariat DPRD menyebut notifikasi dapat diterima dalam hitungan detik atau paling lama sekitar satu menit setelah transaksi dilakukan.
SiAkses Membawa Informasi Transaksi Lebih Cepat
Kecepatan penyampaian informasi menjadi salah satu keunggulan utama SiAkses. Setiap transaksi yang diproses oleh bagian keuangan dapat segera diketahui oleh penerima tanpa harus menunggu pemberitahuan manual.
Sekretaris DPRD Kota Makassar, Andi Rahmat Mappatoba, memberikan contoh pembayaran biaya perjalanan dinas. Ketika dana telah ditransfer, anggota DPRD menerima notifikasi yang menyatakan bahwa uang sudah masuk. Pemberitahuan tersebut juga disertai rincian biaya yang dibayarkan.
Cara ini mengurangi kebutuhan anggota dewan untuk menghubungi bendahara hanya untuk memastikan status transfer. Bagian keuangan juga tidak perlu memberikan jawaban yang sama secara berulang kepada beberapa penerima.
Informasi yang cepat memberikan kepastian mengenai waktu pembayaran dan nilai yang diterima. Apabila terdapat perbedaan nominal, penerima dapat segera meminta pemeriksaan sebelum dokumen administrasi memasuki tahap berikutnya.
Lahir dari Proyek Perubahan Pelatihan Kepemimpinan
SiAkses tidak hanya disiapkan sebagai aplikasi pemberitahuan biasa. Sistem tersebut dikembangkan melalui Proyek Perubahan dalam Pelatihan Kepemimpinan Nasional Tingkat II yang diikuti Sekretaris DPRD Kota Makassar.
Proyek perubahan biasanya disusun untuk menjawab persoalan yang ditemukan dalam kegiatan pemerintahan. Peserta diminta merancang pembaruan yang dapat diterapkan, diukur hasilnya, serta dilanjutkan setelah kegiatan pelatihan selesai.
Dalam hal ini, persoalan yang ditangani berkaitan dengan kecepatan penyampaian informasi transaksi, keteraturan administrasi, dan kebutuhan pemantauan pembayaran. SiAkses kemudian dirancang sebagai penghubung antara bagian keuangan, bendahara pengeluaran, dan penerima hak keuangan.
Keberhasilan proyek tidak cukup diukur dari peluncuran sistem. Penggunaannya perlu menjadi bagian dari prosedur kerja harian agar tidak berhenti sebagai proyek pelatihan yang hanya aktif dalam waktu singkat.
Seluruh Hak Keuangan Masuk dalam Pemantauan
Pembayaran perjalanan dinas menjadi contoh penggunaan SiAkses yang paling mudah dipahami. Namun, cakupan sistem tidak terbatas pada kebutuhan tersebut.
Andi Rahmat menjelaskan bahwa gaji, tunjangan, dan hak keuangan lain anggota DPRD juga akan diinformasikan secara otomatis. Artinya, setiap kelompok pembayaran perlu mempunyai data penerima, jenis transaksi, nilai transfer, dan waktu pencairan yang sesuai.
Cakupan yang luas membutuhkan pengelompokan informasi secara rapi. Notifikasi gaji tidak seharusnya tercampur dengan pembayaran perjalanan dinas atau tunjangan lain. Pengguna perlu memperoleh keterangan yang cukup untuk mengetahui asal transaksi tanpa membuka terlalu banyak dokumen.
Rincian juga harus disusun dengan bahasa yang mudah dipahami. Kode anggaran dan istilah administrasi dapat tetap dicantumkan, tetapi perlu disertai nama pembayaran yang jelas agar penerima tidak salah mengenali dana yang masuk.
“SiAkses menjadi bernilai ketika setiap pemberitahuan dapat menjelaskan transaksi secara tepat, bukan hanya memberi tahu bahwa uang telah dikirim.”
Bagian Keuangan Memperoleh Jalur Informasi yang Seragam
Pelayanan keuangan sering melibatkan pertanyaan mengenai waktu pencairan, jumlah pembayaran, potongan, serta status dokumen. Ketika informasi diberikan melalui percakapan pribadi, jawaban dapat berbeda bergantung pada petugas yang dihubungi.
SiAkses menyediakan jalur pemberitahuan yang lebih seragam. Informasi berasal dari proses transaksi yang sama dan dikirim kepada penerima sesuai data yang telah tersimpan.
Bagian keuangan dapat mengurangi pekerjaan administratif yang bersifat berulang. Petugas tidak lagi harus mengirim pesan satu per satu setelah melakukan transfer kepada banyak penerima.
Waktu kerja dapat diarahkan pada pemeriksaan dokumen, pencocokan rekening, pengendalian pajak, serta penyusunan laporan. Petugas tetap harus menangani pertanyaan khusus, tetapi jumlah pertanyaan dasar mengenai status pembayaran dapat ditekan.
Sistem juga membantu bendahara membuktikan bahwa pemberitahuan telah dikirim. Catatan waktu pengiriman dapat digunakan ketika terdapat perbedaan pemahaman mengenai kapan penerima memperoleh informasi.
Pengecekan Manual Mulai Dikurangi
Sebelum terdapat notifikasi otomatis, penerima pembayaran perlu memeriksa rekening atau menanyakan langsung kepada bagian keuangan. Cara tersebut tidak selalu efisien, terutama ketika transaksi dilakukan dalam jumlah banyak pada waktu yang berdekatan.
Pengecekan manual juga membuka ruang keterlambatan informasi. Dana mungkin sudah masuk, tetapi penerima belum mengetahuinya karena belum memeriksa rekening. Sebaliknya, penerima dapat mengira pembayaran belum diproses karena tidak memperoleh pemberitahuan.
SiAkses menghubungkan informasi transaksi dengan notifikasi yang dikirim segera. Sekretariat DPRD menyatakan setiap mutasi dapat diketahui secara real time sehingga sinkronisasi data menjadi lebih cepat dan akurat.
Meski demikian, notifikasi bukan pengganti bukti transaksi perbankan. Apabila muncul perbedaan, petugas tetap perlu memeriksa rekening koran, dokumen pembayaran, dan data pada sistem pengelolaan keuangan.
Transparansi Dimulai dari Informasi yang Diterima Tepat Waktu
Transparansi pengelolaan keuangan tidak hanya berkaitan dengan publikasi laporan kepada masyarakat. Di lingkungan internal, transparansi juga berarti memastikan penerima mengetahui jenis, nilai, dan waktu pembayaran yang menjadi haknya.
Pemberitahuan yang cepat mengurangi ketergantungan pada informasi lisan. Penerima tidak harus mencari petugas tertentu untuk mengetahui apakah transaksi sudah diselesaikan.
Setiap pembayaran dapat dilengkapi jejak informasi. Waktu pemrosesan, waktu pengiriman notifikasi, jenis hak keuangan, dan nama penerima dapat disimpan sebagai catatan administrasi.
Catatan tersebut membantu ketika dilakukan rekonsiliasi. Apabila nilai dalam laporan tidak sama dengan data penerima, petugas dapat menelusuri tahapan transaksi berdasarkan waktu dan identitas pembayaran.
Transparansi juga membutuhkan keterbukaan mengenai potongan yang dikenakan. Apabila terdapat pajak atau pengurangan lain, rincian sebaiknya disertakan agar nilai bersih yang diterima dapat dipahami.
Akuntabilitas Tidak Berhenti pada Pengiriman Notifikasi
Notifikasi otomatis memang mempercepat penyampaian informasi, tetapi akuntabilitas keuangan mempunyai cakupan yang lebih luas. Setiap pembayaran tetap harus didukung dokumen, persetujuan, dasar anggaran, dan bukti yang sah.
SiAkses dapat memperkuat akuntabilitas apabila informasi yang dikirim berasal dari data yang sudah diverifikasi. Sebaliknya, kesalahan memasukkan nominal atau nomor rekening dapat ikut tersebar dengan cepat apabila pemeriksaan awal tidak dijalankan.
Karena itu, sistem membutuhkan pembagian kewenangan. Petugas yang memasukkan data, memeriksa, menyetujui, dan mengirim pembayaran sebaiknya memiliki tugas yang jelas.
Pemberitahuan juga perlu membedakan transaksi yang baru diajukan, sedang diproses, dan sudah berhasil ditransfer. Penggunaan status yang tidak jelas dapat membuat penerima menganggap dana telah masuk meskipun proses perbankan belum selesai.
“Digitalisasi tidak otomatis menciptakan akuntabilitas. Kualitas data dan disiplin petugas tetap menjadi penentu utama.”
SiAkses Mendukung Kebijakan Transaksi Non Tunai
Penerapan SiAkses berkaitan erat dengan pelaksanaan transaksi non tunai dalam Anggaran Pendapatan dan Belanja Daerah Kota Makassar. Pembayaran melalui rekening menghasilkan jejak transaksi yang lebih mudah diperiksa dibandingkan penyerahan uang secara langsung.
Berita peluncuran SiAkses menyebut Peraturan Wali Kota Makassar Nomor 50 Tahun 2018 sebagai landasan transaksi non tunai. Namun, data Jaringan Dokumentasi dan Informasi Hukum Kota Makassar menunjukkan peraturan tersebut sudah tidak berlaku karena dicabut oleh Peraturan Wali Kota Nomor 47 Tahun 2022.
Peraturan Wali Kota Nomor 47 Tahun 2022 kemudian mengalami perubahan melalui Peraturan Wali Kota Nomor 45 Tahun 2024. Ketentuan tersebut mengatur bahwa penerimaan dan pengeluaran dalam pelaksanaan APBD pada dasarnya dilakukan melalui sistem transaksi non tunai, dengan beberapa pengecualian yang ditetapkan.
Pembaruan rujukan hukum penting agar dokumen sosialisasi dan pedoman SiAkses menggunakan aturan yang masih berlaku. Ketepatan dasar hukum merupakan bagian dari tertib administrasi yang ingin diperkuat oleh sistem tersebut.
Catatan Transaksi Dapat Memperkuat Proses Rekonsiliasi
Rekonsiliasi dilakukan untuk memastikan data pada bagian keuangan sesuai dengan catatan bank, dokumen anggaran, dan laporan penerima. Proses ini dapat memakan waktu apabila informasi tersebar di berbagai berkas.
SiAkses berpeluang membantu rekonsiliasi melalui pencatatan waktu dan rincian transaksi. Petugas dapat membandingkan data pembayaran dengan notifikasi yang sudah dikirim.
Apabila seorang penerima menyatakan belum memperoleh dana, bagian keuangan dapat memeriksa apakah transaksi gagal, rekening tidak aktif, nomor rekening tidak sesuai, atau notifikasi dikirim sebelum proses bank berhasil.
Catatan elektronik juga mempermudah penyusunan daftar transaksi berdasarkan periode. Pembayaran bulanan, perjalanan dinas, dan tunjangan dapat dikelompokkan sehingga pemeriksaan tidak dilakukan dari awal setiap kali diperlukan.
Namun, data SiAkses tetap perlu dihubungkan dengan sumber keuangan resmi. Sistem notifikasi sebaiknya tidak menjadi tempat pencatatan tunggal tanpa dukungan data perbankan dan dokumen APBD.
Keamanan Data Menjadi Persyaratan Utama
Informasi mengenai gaji, tunjangan, perjalanan dinas, dan nomor rekening termasuk data yang tidak boleh tersebar tanpa kendali. Pengembangan SiAkses perlu memperhatikan perlindungan informasi sejak tahap perancangan.
Notifikasi sebaiknya hanya memuat rincian yang diperlukan oleh penerima. Nomor rekening tidak perlu ditampilkan secara utuh. Data dapat disamarkan dengan hanya memperlihatkan beberapa angka terakhir.
Akses petugas harus dibatasi berdasarkan tugas. Pegawai yang tidak menangani transaksi tidak perlu memperoleh hak untuk melihat seluruh pembayaran anggota DPRD.
Sistem juga memerlukan pencatatan aktivitas pengguna. Setiap perubahan data, pengiriman ulang notifikasi, dan pembatalan transaksi harus meninggalkan jejak yang dapat diperiksa.
Penggunaan kata sandi kuat, verifikasi tambahan, serta pembaruan perangkat lunak perlu menjadi bagian dari pengelolaan. Gangguan keamanan dapat mengurangi kepercayaan pengguna meskipun fungsi notifikasi berjalan cepat.
Kesalahan Nomor Telepon dan Rekening Harus Diantisipasi
Keakuratan SiAkses bergantung pada data penerima. Nomor telepon yang sudah tidak aktif dapat membuat pemberitahuan gagal terkirim. Kesalahan rekening berpotensi menimbulkan persoalan yang lebih serius.
Sekretariat DPRD perlu memiliki prosedur pembaruan data secara berkala. Perubahan nomor telepon, rekening, nama bank, atau identitas penerima harus segera dicatat dan diverifikasi.
Pembaruan tidak sebaiknya dilakukan hanya berdasarkan pesan singkat. Perubahan rekening perlu disertai dokumen dan pemeriksaan identitas untuk mencegah penyalahgunaan.
Sistem juga harus mampu mengenali notifikasi yang gagal. Petugas perlu memperoleh peringatan ketika pesan tidak terkirim agar dapat menghubungi penerima melalui jalur lain.
Data ganda perlu dibersihkan. Satu penerima yang memiliki beberapa nomor lama dapat menyebabkan informasi dikirim ke pihak yang tidak lagi berhak mengaksesnya.
Standar Operasional Dibutuhkan untuk Menjaga Konsistensi
SiAkses membutuhkan standar operasional yang menjelaskan alur dari pembuatan dokumen hingga pengiriman pemberitahuan. Pedoman tersebut perlu dipahami oleh bagian keuangan, bendahara, pengelola sistem, dan penerima.
Standar dapat mengatur kapan notifikasi dikirim, siapa yang menyetujui data, jenis informasi yang dicantumkan, serta tindakan ketika transaksi gagal.
Ketentuan pengiriman ulang juga perlu dibuat. Notifikasi yang dikirim berulang kali tanpa penjelasan dapat membuat penerima mengira terdapat beberapa pembayaran.
Prosedur koreksi harus tersedia apabila terdapat kesalahan nilai atau jenis transaksi. Penerima perlu memperoleh pemberitahuan pembetulan yang jelas, bukan hanya penghapusan pesan sebelumnya.
Pelatihan pegawai diperlukan setiap kali sistem memperoleh pembaruan. Pergantian petugas tidak boleh membuat kualitas penggunaan menurun karena pengetahuan hanya dimiliki oleh beberapa orang.
Pengawasan Internal Dapat Memanfaatkan Data SiAkses
Data transaksi yang tersusun rapi dapat membantu monitoring dan evaluasi. Pimpinan sekretariat dapat melihat ketepatan waktu pembayaran, jumlah notifikasi gagal, serta transaksi yang memerlukan koreksi.
Indikator tersebut memberi gambaran mengenai kualitas pelayanan bagian keuangan. Keterlambatan yang terjadi berulang pada jenis pembayaran tertentu dapat segera diperiksa.
Pengawasan internal juga dapat melihat kesesuaian antara waktu dokumen disetujui dan waktu dana ditransfer. Jeda yang terlalu panjang perlu dijelaskan agar tidak menimbulkan penumpukan kewajiban.
Data tidak seharusnya hanya digunakan untuk mencari kesalahan pegawai. Informasi dapat membantu menemukan tahapan kerja yang terlalu panjang atau membutuhkan penyederhanaan.
Hasil evaluasi sebaiknya dicatat secara berkala. Perbaikan sistem dapat dilakukan berdasarkan jumlah keluhan, kecepatan notifikasi, akurasi rincian, dan kepuasan penerima.
Integrasi dengan Sistem Lain Perlu Dilakukan Bertahap
Sekretariat DPRD Makassar sebelumnya telah memiliki beberapa layanan digital untuk mendukung kegiatan kelembagaan. Situs resminya menampilkan Ero’ta System, E Ajamma, sistem perjalanan dinas, elektronik kepegawaian dan tata usaha, serta sistem informasi sosialisasi perundang undangan.
Kehadiran SiAkses menambah ekosistem layanan digital di lingkungan DPRD. Tantangannya adalah mencegah setiap aplikasi bekerja sendiri tanpa pertukaran data.
Integrasi dapat mengurangi pengisian informasi berulang. Data perjalanan dinas yang telah disetujui, misalnya, dapat dihubungkan dengan proses pembayaran dan notifikasi.
Integrasi harus dilakukan dengan hati hati agar kesalahan pada satu sistem tidak langsung menyebar ke layanan lain. Tahap pengujian diperlukan sebelum pertukaran data digunakan secara penuh.
Kepemilikan data juga harus ditentukan. Bagian keuangan, tata usaha, dan pengelola teknologi perlu memahami siapa yang bertanggung jawab memperbaiki data ketika terdapat perbedaan.
Keberhasilan SiAkses Perlu Diukur dengan Indikator Jelas
Penerapan teknologi pemerintahan sering dinilai dari jumlah aplikasi yang diluncurkan. SiAkses perlu menggunakan ukuran yang lebih terarah agar manfaatnya dapat diketahui.
Indikator pertama adalah kecepatan notifikasi. Sekretariat DPRD telah menyebut pemberitahuan dapat diterima dalam hitungan detik atau paling lama satu menit. Capaian tersebut perlu diuji dalam penggunaan rutin.
Indikator berikutnya adalah ketepatan informasi. Sistem yang cepat tetapi sering mengirim nilai salah justru menambah pekerjaan koreksi.
Jumlah pertanyaan manual kepada bendahara juga dapat menjadi ukuran. Apabila pertanyaan mengenai status pembayaran menurun, berarti pemberitahuan telah membantu penerima.
Tingkat keberhasilan pengiriman, jumlah transaksi yang dikoreksi, waktu penyelesaian keluhan, dan kesesuaian data dengan rekening bank dapat dimasukkan dalam laporan evaluasi.
Kepuasan pengguna perlu diperiksa melalui survei singkat. Masukan anggota DPRD dan petugas keuangan dapat digunakan untuk memperbaiki tampilan, isi notifikasi, serta cara penanganan kesalahan.
SiAkses Dapat Menjadi Rujukan bagi Perangkat Daerah Lain
Kebutuhan pemberitahuan transaksi tidak hanya terdapat di Sekretariat DPRD. Perangkat daerah lain juga menangani pembayaran kepada pegawai, penyedia, penerima bantuan, dan pihak yang mengikuti kegiatan pemerintah.
Apabila SiAkses terbukti stabil dan aman, prinsip kerjanya dapat dipelajari oleh unit lain. Replikasi tidak harus memakai aplikasi yang sama, tetapi dapat menggunakan standar pemberitahuan dan pencatatan serupa.
Setiap perangkat daerah mempunyai jenis transaksi berbeda. Sistem perlu disesuaikan dengan kebutuhan, kewenangan, dan tingkat kerahasiaan data.
Pengembangan bersama juga dapat mencegah munculnya terlalu banyak aplikasi dengan fungsi yang sama. Pemerintah kota dapat menentukan layanan yang dapat dipakai lintas organisasi dan bagian yang harus tetap khusus.
Penerapan SiAkses di Sekretariat DPRD Makassar akan diuji melalui konsistensi penggunaannya. Kecepatan notifikasi, kualitas data, perlindungan informasi, dan pembaruan dasar hukum menjadi bagian yang perlu dijaga agar sistem benar benar memperkuat tata kelola keuangan.
